Vrijwilligersorganisaties draaien grotendeels op betrokkenheid en samenwerking, maar goede communicatie blijkt daarbij niet altijd vanzelfsprekend. Om vrijwilligerscoördinatoren beter toe te rusten, organiseren Incluzio Leiden, SOL en BuZz Leiden op 4 juni de bijeenkomst ‘Communicatie met Impact’. Tijdens de middag krijgen deelnemers praktische workshops over omgaan met misverstanden, lastige gesprekken en culturele verschillen binnen organisaties.
Volgens de organisatoren ontstaan problemen vaak door onduidelijkheid of uiteenlopende verwachtingen. “Je kunt met elkaar eens zijn dat je het oneens bent met elkaar, maar het wordt ook vervelend als er geen misstand is, maar dat je elkaar dan echt verkeerd begrijpt,” zegt Norbert Engels van BuZz Leiden in de Centraal + Ochtendshow. De bijeenkomst is bedoeld voor zowel grote als kleine organisaties die met vrijwilligers werken.
Workshops
Tijdens de bijeenkomst worden verschillende workshops aangeboden. Eén daarvan gaat over de zogenoemde dramadriehoek, een communicatiemodel waarin mensen onbewust bepaalde rollen aannemen. Deelnemers leren hoe ze kunnen voorkomen dat zij zichzelf verliezen in een reddende rol richting vrijwilligers. Om situaties herkenbaar en praktisch te maken, wordt gewerkt met een trainingsacteur. “Die workshop zal dus heel interactief zijn,” vertelt Jacqueline Vernooy van Incluzio. “Je zult echt ook in die situatie worden gezet en worden geprikkeld door die trainingsacteur.” Volgens de initiatiefnemers helpt die aanpak vrijwilligerscoördinatoren om beter voorbereid te zijn op lastige gesprekken binnen hun organisatie.
Slechtnieuwsgesprekken
Een belangrijk onderdeel van de bijeenkomst draait om het voeren van slechtnieuwsgesprekken. Vrijwilligerscoördinatoren ervaren dat vaak als ingewikkeld, juist omdat vrijwilligers meestal vanuit persoonlijke motivatie actief zijn en niet vanwege salaris. Daardoor ligt kritiek of een moeilijke boodschap gevoelig.
Organisaties willen vrijwilligers behouden, maar soms blijkt een bepaalde rol niet passend. “Elke vrijwilliger is er één, en misschien past die niet bij onze organisatie, maar is die bij een andere organisatie van heel groot en grote waarde,” aldus Vernooy. Volgens de organisatoren is het belangrijk om zorgvuldig te communiceren, zodat vrijwilligers gemotiveerd blijven en niet volledig afhaken. Wanneer iemand boos vertrekt en besluit nooit meer vrijwilligerswerk te doen, raakt dat volgens hen uiteindelijk de hele sector.
Diversiteit op de werkvloer
Daarnaast besteden de workshops aandacht aan culturele verschillen op de werkvloer. De organisatoren merken dat vrijwilligerswerk steeds diverser wordt en dat coördinatoren behoefte hebben aan handvatten om daarmee om te gaan. Deelnemers leren hoe ze verschillen niet als probleem hoeven te zien, maar juist kunnen gebruiken om samenwerking te versterken. “Ze gaan leren om verschillen niet spannend te vinden, maar juist om verschillen te omarmen,” aldus Engels.
De organisatoren hopen dat vrijwilligerscoördinatoren hierdoor sterker in gesprekken komen te staan en meer begrip ontwikkelen voor de achtergronden en motivaties van anderen. De bijeenkomst ‘Communicatie met Impact’ vindt plaats bij PLNT Leiden. Aanmelden kan via Incluzio Leiden.
Telefoon Redactie
071 - 5425160
